石家庄铁道大学原系军队院校，创建于1950年，曾用名铁道兵学校（师级建制）、铁道兵学院（军级建制）、铁道兵工程学院（军级建制）、石家庄铁道学院。学校创始时即设置了档案管理保管部门——保密室，管理内容以文书档案为主。该部门先后隶属院（校）务部的军务处，1981年部队院校编制实行三部一室时，保密室隶属院办公室，编制2人，办公、库房面积为75平方米。
1984年1月学院归铁道部建制，更为名为石家庄铁道学院。对军队时期的档案进行鉴定整理后，分两批向军委档案馆移交永久档案和部分定期档案共342卷。
1984年7月在原保密室的基础上，改设文书档案室，编制2人，隶属院办公室。主要职责为文书档案的收集、整理、保管、利用和行政口的文件收发以及全院文书处理工作。1986年初，原属党委办公室的党口文件收发工作划归文书档案室，届时编制为3人。从1987年始，学院为档案工作设立专项经费，院办公室所属的打字室、收发室接受文书档案室领导。1986年开始向实行档案集中统一管理迈进，档案室会同业务部门清理历年来的会计档案资料，截至1988年4月，共立卷归档会计档案2012卷，房产档案98卷，科研、出版物档案22卷，设备档案20卷。1988年6月文书档案室改称为综合档案室，编制2人。文书处理工作与档案工作拨离，和打字室一起划归到院长办公室新成立的秘书科，收发室则划归院长办公室新成立的行政科。
1994年成立史志办公室，1996年第十一次院长办公室会议决定院史志办公室设在综合档案室，在业务经费中例专项，用于聘任离退休人员。
2000年3月根据国务院调整学校管理体制的决定，石家庄铁道学院被调整为“中央与地方共建，以河北省管理为主的普通高等学校”。7月院综合档案室向铁道部档案馆、中国建筑总公司档案馆分别移交1985-1999年文书、会计、科研、房产永久档案案卷目录和卷内目录，以及全宗说明各1份。
2001年4月综合档案室更名为档案馆，编制3人。2004年档案馆业务与经费独立，挂靠院长办公室，下设史志办公室。
为实现档案工作的制度化、规范化，从1985年起，陆续制定了文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、教学档案、研究生档案的管理规定和档案借阅、保密、销毁、库房管理等项制度。
随着学校工作的不断发展和变化，档案工作的各项规章制度也在不断的修改和完善，1999年和2004年2次对文书档案管理办法和归档范围进行了修定，2006年又对声像档案管理办法进行了修定。
随着各项制度的建立健全，保障了档案工作科学、有序地发展，为进一步健全教学档案，1989年5月对来自各系本科优秀毕业生设计进行了鉴定整理，9月接受教务处教材科的130本自编教材。从1999年起，原归入文书档案的“高校新生录取名册”、“毕业生卡片”、“试卷”等类档案划归教学档案，并设专人管理。
1990年10月在教务处电化教研室设声像档案分室（保管录音、录像资料）。1990年11月至1991年10月，接收1950年-1970年像片底片，档案专职人员组织了学校不同时期的老职员，对2000余张底片进行鉴定，选出1700余张进行选印，并对照片中的内容、人物、地点、时间、摄影作者逐一注卡说明，填补学校档案的又项一空白。2006年10月原音像档案分室的1748盒录像带全部移交档案馆，分室从此取消。
1990年 开始实行档案业务部门立卷制度，为保障案卷质量，档案部门采取从立卷源头抓起的方式。一、建立一支相对稳定兼职档案员队伍并对其集中业务培训；二、专职档 案人员在每年立卷归档期，下到各立卷部门逐一指导；三、每年初向全校公布上一年度各部门立卷归档有关情况，以此提高兼职档案员的责任心和积极性。18年来始终如一，20余人的兼职档案队伍也保持至今。从每年立卷归档几百卷，发展到近5年每年立卷归档1千余卷。数量成倍的增加，立卷质量也得到了保障。
学校档案馆始终以服务为宗旨，为了进一步搞好档案提供利用工作，就为用户服务中出现的查找困难，有针对性的编制档案检索工具和编研工作，1988年编制了“机构编制”、“人员任免”、“职称评聘”等专题索引，在此基础上1998年又研制了“人员任免”、“职称评聘”两项专题索引的计算机管理软件。随着档案服务范围的扩大和服务对象重点转移，2005年研制了“毕业生成绩卡片中译英”计算机管理软件。购置了“高校档案网络管理”软件一套
利用档案与史志工作的特殊关系，挖掘、开发档案信息，搞好档案编研，1990年编写完成了《1950-1990年石家庄铁道学院简史》、1996年编写完成了《1950-1996年石家庄铁道学院院志》，并从1992年开始每年编纂年鉴，至今已编纂完成16年 年鉴。于此同时还为《共和国历程》、《共和国辉煌五十年》、《中国大学校长名典》、《中国铁路教育史》、《中国铁路志》、《河北省高校五十年通鉴》、《河 北教育年鉴》等历史性著作提供资料。软件与编研的开发，大大满足了不同群体，不同服务对象对档案信息的需求。目前每年提供利用档案2000余件次，比1999年增加近4倍。2006年提供利用档案2389件次，复印档案22753张，创历史最高纪录，其中为当年的本科教学水平评估提供文字性档案2036份，提供照片档案500张。每年为学生就业、考研、留学提供学历证书占全年提供数百分之七十。在维护学院资产利益、校庆、教学管理、住房改革、医疗保险、校内工程建设、学科建设、各项工作评估等工作中，档案均发挥了重大作用。
1998年底档案馆搬入新的办公楼，面积150.96平方米，购置了60节密集柜和音像档案防磁柜，更换了复印机、加湿机等设备。2008年档案馆面积增加至288.64平方米；添置了40节密集柜、底图柜和木质音像档案装具；具备了2室（办公室、阅览室）加库房的设施要求。
现馆藏共35788卷；有文书档案2759卷，其中永久942卷，长期1198卷，短期619卷；会计档案分为35个账套，共10750卷；教学档案含新生录取名册、试卷、毕业卡片、研究生卡片、优秀毕业设计（论文）、自编教材和教学评估产生的专项档案共2922卷；科研档案114卷；出版物档案194卷；房产档案398卷；设备档案174卷；人事（死亡人员）档案91卷；资料18386卷。音像磁带1524盒；光盘144张；3.5寸软盘10张；照片2671张。收集（未加整理）实物档案56件。保存有国家、军队领导人和院士、校友题词48张。馆内数据库已输入4千多卷的数字信息。
档案馆2007年被河北省教育厅评为“档案工作先进单位”，2000年被中国建筑总公司评为“史志工作先进单位”，2003年被教育厅评为“年鉴编纂工作先进单位”。2006年6月河北省高校档案学会成立，石家庄铁道大学加入了学会，学校档案馆负责人被选为常务理事。