石家庄铁道大学科研档案管理暂行规定
第一条 为加强学校科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)等有关法规，结合学校具体情况，制定本规定。
第二条 科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据，声相等各种形式载体的文件材料。
第三条 科研档案是学校科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。
第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，完成课题的同时做好档案收集、整理工作。
第五条 科研文件材料的归档范围主要包括：
（一）准备阶段：各级科研课题下达计划、合同等文件。
（二）实验阶段：各种载体的重要原始记录，专利申请的有关文件材料，重要技术文件等。
（三）总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。
（四）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
（五）推广应用阶段：推广应用方案、总结，转让合同，用户反馈意见等。
第六条科研文件材料归档要求：
（一）科技档案材料由科技处负责收集、整理、归档。
（二）重要科研项目立项后，科技管理部门要为其建立档案袋或档案盒，将相关材料分别保存，要求项目负责人共同做好建档工作。
（三）科技管理部门要及时将学校科研项目立项的情况通报档案馆，以便提前做好科研档案的收存准备工作。对于重大科研项目，科技档案管理人员应深入到课题组作跟踪指导与检查，确保文件材料规范、齐全。
（四）项目完成后，课题组必须将已立卷的整套文件材料交给科技处档案管理人员，科技处要对文件材料作认真审查、验收。
（五）科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。
第七条 案卷质量要求。
（一）将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少组卷，一题一卷或一题数卷。原则上必须将原件归档。
（二）内容不可分的科研文件材料按以下要求排列；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
（三）接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方要签名盖章，同时移交相应的电子文件及目录。
（四）提出每个案卷的保管期限和密级，密级报校保密办公室审定。
第八条 档案馆负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作；负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案；负责档案统计工作。
第九条 归档时间。管理性文件材料在次年5月底以前归档；专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
第十条 归档手续。科技处管理人员填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录一份），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。
第十一条 借阅制度。科研项目自立项建档开始直至移交档案馆，应注重知识产权保护，严格执行借阅制度。科技处有关人员、本课题组负责人可查阅自己移交的档案。其他人员，须经该课题负责人同意，科技处领导批准，方可查阅利用。
查阅科研档案时，利用者需出示本人证件；科研档案原件原则上不外借，只能在档案馆查阅、复印有关材料。如有特殊情况，办理相关借阅手续后方可借出。借出时间一般不超过7天。
第十二条 本规定自公布之日起实施，由科技处和档案馆解释。