石家庄铁道大学归档文件材料书写规定

为规范学校档案管理，确保档案的安全和最大限度地延长档案寿命，长期有效地为学校和国家积累档案史料，根据国家公文有关标准，将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下：

一、文件材料载体使用要求

（一）各类归档文件材料载体原则上应符合国家规范要求，归档纸质材料的质量应达到色泽洁白、质地紧密、纸面平滑、柔韧性强、书写流畅的标准。

（二）公文用纸幅面尺寸、规格要统一规范。党政机关的公文用纸采用国际标准A4型纸，各大类归档文件材料用纸参照党政机关公文用纸的规格；图纸的纸质材料和规格，按行业规范执行。

（三）声像类档案的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料。照片归档时，底片必须随之归档。

二、文件材料的书写要求

（一）各类档案文件材料字迹要工整、清晰，不要书写错字、别字及不规范的简化字。

（二）学校各级领导、各部门不论是草拟、缮印公文，或是填写报表、签字批注，必须使用墨汁、碳素水、黑色誊写油墨、蓝黑墨水。不得使用易褪色的铅笔、普通圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。特殊情况下以这种书写方式产生的文件材料要进行复制。

（三）各类归档文件材料需要使用计算机打印时，必须用激光打印，禁止使用色带、喷墨打印。不得已形成的色带打印、喷墨打印的文件材料，归档时必须附有复印件，复印件要使用热定影复印机复印。

（四）需要归档的传真电报和其他传真件，归档时必须附有复印件。

（五）重要归档文件材料的公章用印，要使用印泥或原子印油。

（六）归档的文件材料，在起草、修改、签批时，要留足空白位置，左边距不少于25mm，其他边距不少于15mm。

三、监督检查

学校各归档文件整理单位的档案管理人员，应加强文件材料的拟写、缮印、签批及立卷归档工作的监督检查，对不符合要求的文件材料应退回改正后再归档。