石家庄铁道大学
综合文书档案管理实施细则
一、总 则
第一条 为加强文书档案的管理，更好为学校教学、科研等各项工作服务，依照国家教育部、铁道部有关规定，特制定本实施细则。
第二条 综合文书档案是学校在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，并具有查考利用价值的文件材料，是学校档案的重要组成部分，是学校宝贵的财富。
第三条 文书档案要遵循集中统一管理的原则，每年年初由各业务机构将应立卷归档的材料收集齐全、整理立卷，于5月底交校档案馆集中管理，任何个人都不得据为己有或拒绝归档。
二、文件材料归档
第四条 文件材料归档范围是：
（一）反映主要职能活动和基本历史面貌的，对机关工作、学校建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）工作活动中形成的在维护学校权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）需要贯彻执行的上级机关、学校机关部门印发的文件材料；基层单位报送的重要文件材料；
（四）其他对学校工作具有查考价值的文件材料。
第五条 文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需学校办理的文件材料，任免、奖惩非学校工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等；
（二）学校文件材料中的重复文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的一般性来信、电话记录，有关工作参考的文件材料；
（三）校属各单位供参阅的简报、情况反映等文件材料。
第六条 凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向校档案馆移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。
第七条 综合文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第八条 文书档案归档范围和保管期限按《石家庄铁道大学归档范围和保管期限表》（石铁大校〔2011〕126号）执行。
三、 文件材料收集整理和归档
第九条 各兼职档案员在档案馆的指导下，按归档要求逐份鉴定，整理立卷。
（一）需归档的文件，严禁出现圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不合乎规定的笔迹；文件要力保整洁、无破损。
（二）立卷要按机构、年代、保管期限、问题、作者、发文时间依次划分。所谓机构即指立卷的各业务部门；年代即指文件内容针对的一年，而不是指发文的年代；保管期限又分为永久保管、长期30年保管和短期10年保管；作者即指发文单位，同一卷中、同一问题的情况下，排列顺序为上级在前，下级在后；发文时间即指文件正式盖章下发的时间，在同一卷中，同一问题、同一作者的情况下，按发文时间排列。
（三）去除文件上的金属装订物，实行卷内文件单份装订。
（四）在每份文件的右上角用铅笔编写张号；在每份文件的左上角卷位标记戳，用铅笔填写。
（五）要从便于查找利用出发，用碳素墨水、蓝黑墨水认真填写卷内目录和备考表，目录要一式3份。
（六）用铅笔拟写临时案卷标题，结构为：作者—问题—名称3部分，最后案卷所有内容由综合档案室统一誊写。
（七）本单位需移交的档案卷宗，按保管期限、上、本级卷顺序排列好，用铅笔在案卷皮上填写文书处理号。
第十条 综合档案室接收档案时，应根据目录与移交人逐份清点，经查对无误，质量合乎要求后，交接双方可办理签字手续。
四、保管与利用
第十一条 档案馆对接受的文书档案要及时进行装订、誊写卷皮、排卷、编目和检索，使其尽快投入使用。
第十二条 档案馆要备有合乎要求的档案装具要采取科学的方法和手段，做好档案的保管，保护档案的安全、延长档案的寿命。具有永久和长期保存价值的档案，如有破损和字迹模糊，应及时修补或复制，并在备考表上注明。
第十三条 档案库房内应保持适当的温度和相对湿度，有防火、防盗、放虫、防潮、防尘、降温、加去湿等设施，工作人员要定期检查，作好记录。
第十四条 对档案的进出保管情况、利用情况建立登记和统计制度。
第十五条 档案工作人员工作调动时，必须将所保管的档案数量和状况交代清楚，并办理交接手续。
第十六条 档案工作人员应熟悉所保管的文书档案，积极开展档案的利用，编制检索工具，实行微机管理，搞好档案编研和开发，为学校的各项工作服务，为学校建设服务。
第十七条 为做到档案既能充分利用，又安全保密，借阅档案规定如下：
（一）绝密档案的借阅须经校领导审批，机密文件须经党政办班审批。
（二）查阅本单位档案，由本单位领导审批，查阅其他单位形成的档案，商请制文单位领导同意即可，但机密以上文件须经党政办主任签批。
（三）校外单位查阅本校档案，须持单位介绍信按以上（一）（二）款规定审批。
（四）借阅档案必须登记，一般情况下应在档案室阅办，非经领导批准不得带出档案室。借阅人要保证档案的安全、完整，不得在档案上涂改、增删、抽页、勾画、批注、剪裁和转借，归还档案时要注明利用效果。
（五）未经批准，不得摘录、抄写、复印档案材料。
五、 档案的鉴定和销毁
第十八条 文书档案的鉴定—就是根据已到保管期限的档案的价值，认真负责地提出处理意见。此项工作由档案部门和业务部门共同负责，做到存留恰当，手续清楚，凡是经过变动的案卷，都应将其情况在案卷备考表上注明。
第十九条 对超过保管期，确无保存价值的档案，档案馆会同业务部门应变造清册，经分管校领导、主要校领导批准后方可销毁，销毁时注意保密。
六、 附则
第二十条 本细则由校档案馆负责解释。