石家庄铁道大学档案工作流程
学校实行由文件材料形成或文书处理部门及课题组立卷归档制度。为规范各归档文件整理单位的档案工作行为，督促各归档文件整理单位认真做好文件材料的形成积累、整理组卷和归档移交工作，特制订本流程。
一、立卷分工
（一）学校分管某方面工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好档案立卷归档工作。
（二）全校性、综合性的档案由学校党政办负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类的档案立卷归档。
（三）上级和地方党政机关来文，全校性、综合性的由学校党政办负责按党群和行政分别归档；专业性或具体业务性的按职能划分，由各承办单位（归档文件整理单位，下同）负责归档。
（四）需要两个以上单位共同办理的文件，由主办单位负责归档，其他单位应将整理好的文件材料向他们集中，非主办单位不移交归档。
（五）以党委、学校名义的综合性发文，由学校党政办按党务和行政分别归档，各单位以学校名义的专门性发文及本单位名义的发文，由各单位归档。
（六）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由学校党政办分别归档，职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位归档。
（七）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件、底稿，由学校党政办分别归档，报文单位保存复制件。
（八）各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。
（九）重要的人民来信来访材料由承办单位归档。
二、形成积累
（一）各归档文件整理单位根据历年文件材料的形成规律和当年的工作计划，参照学校《各类档案归档范围和保管期限表》。
（二）各归档文件整理单位要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分类整理。
三、归档的原则、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档的原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用；能够完整、准确、系统地反映学校各部门职能活动的全过程；必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌和保持彼此间的有机联系及成套性特点。
（二）归档的主要内容见学校《各类档案归档范围和保管期限表》。
（三）归档的重点是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需要学校承办的文件材料。
（四）不归档文件材料的范围：
1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；
2.上级机关下发供工作参考的抄件；
3.未定稿的文件（包括上级机关的征求意见稿）；
4.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；
5.未定型正式施工前的草图、蓝图、工时定额；
6.未生效的合同、协议书、单据；
7.重份文件和重份图纸；
8.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品；
9.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
10.无查考价值的事务性、临时性文件；
11.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
12.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；
13.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
14.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
15.为参考目的从各方面收集的文件材料；
16.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
17.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。
四、归档立卷
（一）归档立卷组合
先将文件按其形成或针对的年度分开，再将文件按其内容所反映的问题、事物分开，最后将文件按规定的保管期限分开。
1.分年度
不同年度的文件应分开排放：
一般文件归入文件形成年度；
请示与批复，归入批复年度；
规划、计划归入文件内容针对的第一个年度；
总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；
预决算、统计报表等，归入文件落款日期所属年度；
会议文件归入会议闭幕的年度；
案件归入结案年度；
法规性文件归入公布和批准年度；
按学年处理的文件归入专门年度；
回顾、纪念性文件归入定稿或发表年度；
没有时间的文件归入考证、推断年度；
正文与定稿、历次修改稿，来文与复文，请示与批复归入装订在前面的年度；
多份个人文件装订在一起的（要标明起止时间）归入起始年度；
转发文件归入转发年度；
科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度；
跨年的出版物归入出版年度。
2.分问题、分类别
不同类别的文件材料，必须分别排列组合：
学校在管理和业务活动中形成的业务文件、调研文件等，按单一问题组合；
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
统计、报表、名册等按名称组合；
简报按名称或期号组合；
人民来信按信件作者组合；
科研、产品生产、基建、仪器设备的项目档案，按课题、项目组合；
出版档案的出版物以出版物名称组合。
管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按性质分别组卷。
3.分保管期限
在整理归档文件材料时，按相关类别的归档范围和保管期限表将文件材料按永久、长期、短期分开：
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
对上级发来的文电，除少数直接针对本校,并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。只对本单位的工作有临时参考价值的文件材料，留本单位保存，可不向档案馆移交。
(二)文件的排列
文件材料按问题、重要程度或时间顺序排列：
同一件文件材料按批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；原件在前，复制件或手抄件在后；回复性文件在前，报请性文件在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后；文件处理签在前，被处理文本在后的序列装订。
同一年度的请示与批复、批示与报告、函与复函排列在一起归档，不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏用文字说明并予以参见。
上级文件集中排列在本级文件之前，下级文件集中排列在其后；同一事由的文件按文件形成时间的先后顺序排列或按文件的重要程度排列；不同事由的文件按不同事由形成时间的先后顺序排列；会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。
“修改申请表”放在被修改文件之前，原文之后。
其他文件材料均按时间先后顺序排列。
汇编合订本文书档案按文号顺序排列，没有文号的按著者姓名汉语拼音顺序排列。
五、整理组卷
（一）在不影响文件材料有机联系的情况下，以卷（或件）为单位装订的案卷，卷内文件的排列顺序要与目录保持一致。
（二）检查文件材料是否则需裁切、贴边、折成A4纸规格。较大的图表按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面，折痕尽量位于字迹间隙处；不便成卷装订的文件材料，可用卷盒（袋）方式保管；底图采用卷筒或平放两种方式保管，严禁折叠。蓝图、底图可以不装订（透明底图必须用缝纫机打图边，并贴上标签），但要填写编号及与文字报告一致的档号。
（三）拆除文件上的金属装订物和宜变脆的塑料物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊。字迹模糊的复制后（加盖复制件章）与原件放在一起。案卷装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
（四）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写档号、图号或编号，作为附件附在文字材料之后共同组成保管单位，按图号或编号排列；与文字材料密不可分配套的声像载体材料，留复制件一份（复制件要标明）随文字材料归档，其余均归入声像档案，但要按规定内容在纸质载体、不同声像载体之间进行参见。参见的统一格式为：参见两字的后面加档号加文件题名。
（五）成卷装订的卷内文件材料在装订后编页号，起始号为1，卷内文件无论单面或双面只要有书写文字（下同），均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。在卷的最后一页编起止页数（卷内目录、备考表不编入页号、不计入页数）。
（六）以件为单位装订的文件，在每份文件的右上角（如影响文字，可移到文件上方的其他空白处）加盖档号章，并填写其中各项。在每份文件的最后一页编起止页数。
文书类归档文件实行两套制，一套进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，装订成文件汇编，封面上不标注保管期限。
（七）同一内容或同一项目的文件材料数量多时可酌情分卷（分盒），每卷不超过200页，并可以根据文件材料的内在联系，在题名后以第一卷、第二卷、第三卷……，分别标示；对问题单一，文件材料较少者可组薄卷；
（八）除有特殊要求外，文件材料书写与载体使用、档案装具、案卷、目录和各种表格、卡片的样式、内容、规格、用纸应规范统一。书写与载体使用见《归档文件材料书写规定》；档案装具、目录、案卷和各种表格、卡片的样式、内容、规格、用纸依照统一格式，某些特殊规格用纸以国家有关标准为准。
（九）对具有保存价值，但未及时归档的零散文件、补充文件，以件为保管单位的，插在当年归档文件的最后，以卷为保管单位的，在当年所有文件之后另组一卷，与有关文件内容相关者，还要在相关目录中互相参见，注明“此件与x件同一事由”。
（十）“修改申请表”放在被修改文件之前，原文之后，与原文组合为一件；并在相关目录中注明“此件包括修改文件”。
六、检查案卷质量
（一）总体要求：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
（二）卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。
（三）管理方面的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分材料的排列顺序：批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；定稿在前,历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（四）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品生产、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
（五）卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（六）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件较多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过200页；问题单一、文件较少、又不便一起归类时，可立薄卷。
（七）卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（八）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，文件材料的原有题名不得随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（九）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
（十）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（十一）要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。
（十二）除有特殊要求外，案卷的格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成全封闭式，规格为300毫米×220毫米，卷盒厚度一般为15、20、30、40、50毫米；表格用纸为260毫米×185毫米，卡片为125毫米×75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。
七、填写文件目录、备考表、案卷封面，装订、整盘
（一）填写归档说明书（仅限于科研、产品生产和基建三类的永久和长期档案使用）。由归档文件整理单位科室负责人填写，主管领导签字。归档说明书放在每个项目档案第一卷卷内目录之前。
（二）填写文件目录
文件目录位于卷内文件之前，必须用激光打印机打印。
1.以卷为保管单位的卷内和案卷目录项目。
（1）序号：以卷内文件排列先后为序；
（2）文号：文件制发机关的发文字号，如：“铁大教[2011]6号”其中[2011]不得简写成[11]；
（3）责任者：制发文件的组织和个人，对文件负有责任的发文机关或署名者。责任者应按文件照录，可写通用的简称，但不能使用“本部”、“本局”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文责任者应填写标注发文机关字号的机关。领导人讲话或以领导人名义发布的文件，可填写领导人姓名；
（4）题名：即文件标题，一般照实抄录，对原有题名不要随便更改和简化，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[校长办公会议纪要]”，并写明会议的时间和主要内容；附件的题目按附件序号依次列出，题名前加“附件X”；卷次在题名之后成为题名的一部分；
（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯文字标注，例2010-06-30。没有落款日期的文件应根据其内容考证后填写；
（6）页号：卷内文件每一页的顺序编号，页号采用阿拉伯数字流水编写，不得漏编、重编；
（7）页次：卷内文件起止页的编号。以卷为保管单位，最后一份文件的最后一页应填写起止页号；
（8）密级：文件材料形成部门按规定提出每份文件或每个案卷的密级（密级分为公开级、国内级、内部级、绝密、机密、秘密六种，公开级和国内级可不著录），并会同档案馆确定；
（9）存址：案卷存放库房的位置代号；
（10）备注：注释文件需要说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等，不同学历层次的教学文件在此标明学历层次。
2.以件为保管单位的归档文件目录项目。
（1）件号：填写室编件号；
（2）责任者同上；
（3）文号同上；
（4）题名同上；
（5）日期同上；
（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计。请示与批复（含多级请示文）、正本与定稿及历次修改稿（编目时应注明第一稿、第二稿……定稿等）作为一件时，各稿本页数相加为该件的页；
（7）备注同上（如文件有密级、存址和其他需要注释的情况填在此项）。
（三）填写备考表
备考表位于盒（卷）内文件之后，必须用激光打印机打印。
1.本盒（卷）情况说明：填写盒（卷）内文件的完整、准确程度、缺损、修改、补充、移出、销毁、本盒（卷）文件材料和图纸的总页数等情况。上述情况由立卷人填写并签名、标注时间；
2.归档立卷人：由组成本盒（卷）的专、兼职档案员签名；
3.检查人：由对盒（卷）质量进行审核的责任者签名，检查人是立卷单位负责人；
4.整理（立卷）时间：填写整理（立卷）完毕的时间。
（四）填写封面
若不能激光打印，可用碳素墨水书写。
1.案卷标题：标明卷内文件的主题内容。案卷标题要求结构完整、体式一致，一般包括卷内文件主要责任者、内容、文件类型、名称和文种。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”，除一般函件外，不得用“xxx来往文书”。案卷标题不超过50个字；进口设备的外文案卷标题控制在100个字符以内；
2.归档单位：负责文件材料的积累、组卷，向档案馆移交归档文件的单位；
3.起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期；
4.保管期限：依据档案归档范围和保管期限表，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）；
5.密级：同上；
6.档号：包括全宗号、年度号、分类号、案卷号；
7.全宗名称：形成档案全宗的单位和个人；
8.年度：文件形成的自然年度；
9.门类：归档文件所属的一级类目。
（五）装订前应将文件按一定方式对齐。以卷为保管单位的文件，采用左侧装订应将左、下侧对齐；以件为保管单位的文件，采用左上角装订的将左上角对齐，采用左侧装订的与以卷为保管单位的文件对齐方式相同。装订案卷采用三孔一线法，用棉线装订。文件较薄（2～39页）用缝纫机装订；文件较厚（40页以上）用三孔一线左侧装订。装订要牢固，达到文件不损页，不倒页，不压字。孔左边距：15mm，上下边距：50mm。
（六）整盘。整理组卷之后，所有打印的归档文件材料均应依目录顺序整理考盘，准备移交档案馆。
八、移交档案
（一）各归档文件整理单位的档案员负责将整理好的文件材料及相应的移交目录档案馆移交。
（二）归档验收：移交档案时，交接双方要当面检查，档案馆根据有关标准和移交目录验收档案的数量和质量（验收归档材料是否完整、系统、准确、真实，发现虚假档案应报请上级批准，予以剔除。卷内材料的组卷、排列、编号、书写是否符合要求，实物是否与文字材料对应），不符合要求者，档案馆有权退回，限期改正后重新移交。
（三）移交手续：验收合格后，移交者、移交单位主管领导、档案馆负责验收的人员要同时在移交目录上签字，一式两份，双方各执一份保存备查。移交档案材料同时移交相应的电子文件。
（四）归档时间：
1.党政部门和能按年度归档的部门在次年五月底前归档；
2.教学部门和能按教学年度归档的部门在次学年寒假前归档；
3.教学、科研、出版、基建、设备、产品生产等专题性、成套性项目档案，在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档；
4.财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管一年，于第二年六月底前归档；
5.声像档案在完成制作后三个月内归档；
6.实物档案在收集后三个月内归档；
7.电子档案按电子文件归档制度的要求归档；
8.随时接收上级规定应接收的档案。