学校档案馆既是职能管理部门，又是永久保存和提供利用本单位档案的科学文化事业机构。为了更好的提供利用档案，挖掘馆藏档案信息资源，充分发挥档案的作用，特编制本《指南》。
《指南》包括：档案馆概况及历史沿革、档案全宗说明和档案编研三大部分。用户可按照《指南》了解档案馆、利用档案馆。
一、档案馆概况及历史沿革
石家庄铁道大学原系军队院校。档案管理机构——保密室始建于1950年建校时。
1984年1月学院归属铁道部建制，原铁道兵军校时期的永久档案和部分定期档案移交于军委档案馆。
1984年7月，在原保密室的基础上，改设文书档案室，隶属院办公室。1988年6月改称综合档案室，在全校实行档案集中统一管理。
1994年学校成立史志办公室，设在综合档案室。
2001年4月，综合档案室更名为档案馆；2004年档案馆业务独立，挂靠院长办公室（现党政办公室），下设史志办公室。
现石家庄铁道大学档案馆位于春晖楼一层，馆舍面积288.64平方米，设有3个库房和1个阅览室。馆藏分为文书档案、教学档案、科研档案、设备档案、房地产档案、出版物档案、财会档案、声像档案、（死亡人员）人事档案、实物档案十大类别。
二、档案全宗说明
档案馆档案现分两大全宗，以1984年1月1日 前军队时期遗留的部分档案和1984年后陆续从军委档案馆复印回来的军队时期有关本校的档案为一全宗；1984年以后学校各党政职能部门纪委、工会、团 委、体委以及中专部、四方二级学院、高等技术分院、成人教育分院、研究生分院产生的档案为另一全宗。
（一）文书档案（含外事档案）WS
文书档案按年代，保管期限（永久、长期、短期），组织机构，问题组卷。
主要内容：
1、本校党政各职能部门、纪委、工会、团委产生的会议记录、纪要、工作计划、报告、总结，工作职责，规章制度，统计报表，工作通知、通报，党代会、教代会、团代会、学代会会议文件，以及校史、校志、年鉴、大事记等。
2、上级下达的政策性文件（有关规定、实施细则等）和直接针对本校下达的计划、批复、通知等。
3、军校时期训练部、政治部、院务部产生的工作计划、报告、总结、统计报表、会议记录、学生卡片等。
（二）教学档案 JX
教学档案按自然年分类组卷。
1、学生入学录取名册JX.13——保管期限永久
（1）博士生录取名册
（2）硕士生录取名册
a.国家计划硕士生录取名册
b.省计划硕士生录取名册
c.工程硕士专业学位录取名册（全日制）
d.工程硕士专业学位录取名册（在职）
e.同等学力（在职）硕士生录取名册
f.全日制省计划培养申请同等学力学位硕士研究生录取名册
（3）本科录取名册
a.普通高等学校公安、艺术类（提前批）录取名册
b.普通高等学校一本、二本录取名册
c. 普通高等学校三本（四方学院）录取名册
d.专升本录取名册
e.普通高等职业教育（专科）录取名册
f.河北省高等教育自学考试通过名单
g.中等职业教育转普通高等职业教育录取名册
2、毕业生卡片——保管期限永久
（1）博士研究生毕业生卡片JX.11（含学籍登记表、学期成绩单、毕业论文）
（2）硕士研究生毕业生卡片JX.12（含学籍登记表、学期成绩单、毕业论文）
（3）本、专科毕业生卡片JX.14（含成绩单）
3、试卷JX.15——保管期限长期
（1）研究生试卷
a.入学考试试卷
b.学期考试试卷
（2）本、专科学期考试试卷
4、本科优秀毕业设计（论文）JX.16——保管期限长期
5、自编教材JX.18——保管期限长期
6、本科教学评估产生的整套文件——保管期限长期
（三）科研档案 KY——保管期限永久
科研档案按项目、时间立卷。
主要收集：获省、部级奖励的科研项目。科研项目 组卷内容包括：科研课题审批文件及任务书、委托书，开题调研报告，方案论证及合同，实验报告，获国家专利项目的成套文件及证书、设计文件、图纸，科研项目 总结，论著，技术鉴定，科研投资及决标，成果、奖励申报、审批材料，获奖证书、奖章、奖杯、奖状的照片或复印件等。
（四）设备档案 SB——保管期限长期
设备档案按台（套）、购置时间组卷。
收集的范围标准为：1990年以前价值5千元以上设备，1990年以后价值2万元以上设备。主要内容为：设备说明书、图纸等。
（五）房地产档案 FC——保管期限永久
房地产档案按基建项目、竣工时间组卷。
归档范围为：学校3个院落的土地、房产资料。（西院）北二环东路15号和17号，档案分类号为F1；（东院）胜利北街273号档案，分类号为F2；车辆厂前街3号、44号、211号和车辆厂后街4号、15号，档案分类号为F3。
具体保管内容为：土地证、购地手续、房产证，基建项目申请报告和批复，招投标文件，建设工程勘察施工、监理合同，地质勘探检测书，施工设计图、水电暖图、变更图、竣工图，工程验收文件等。
（六）出版物档案 CB——保管期限长期
出版物档案按期刊种类和时间顺序组卷。
收集保管内容：《学报》（自然科学版和社会科学版）、《高教论苑》、《国防交通工程与技术》。
（七）财会档案 CK
财会档案来源于校财务处和校二级财务（如国防交通研究所、后勤集团、中铁建筑工程公司）以及取消、脱钩的二级财务。
财会档案共两大类型：
第一为继续产生档案类，下设16个账套。
第二为不再产生档案类，下设20个账套。
每个账套按年代立卷。每个年代分为决算报表（保管期限为用久），现金和银行日记账（保管期限为25年），总账（保管期限为15年），明细账（保管期限为15年），工资表（保管期限为永久），凭证（保管期限为15年）。
（八）声像档案 SX——保管期限永久
声像档案按载体种类、年代、问题分类。
1、照片档案保管内容为1950年至今的学校重大活动，教学，科研，后勤保障，文体活动等项问题的照片和底片，以及毕业班合影和历任校领导照片。
2、录像磁带、保管内容为1981年至今的学校重大新闻和部分科教专用题材的录像。
3、光盘保管内容为转存、刻录1950年至今的重大活动产生的重要声像档案。
（九）（死亡人员）人事档案 RS——保管期限长期
人事档案按人和死亡时间立卷排序。
（十）、实物档案 SW——保管期限永久
1、奖品。按时间、内容排序。
2、礼品。按时间、载体排序。
3、纪念品。如学校匾牌和捐赠物品，按时间、载体排序。
4、印章。分为单位印章和个人印章，单位和个人印章分别分为党和政两类后按时间排序。
三、档案编研
1992年始，档案工作与史志工作相结合，开展 档案编研，编研项目有《辉煌的五十年》、《校长名典》、《1950年—1990年石家庄铁道学院简史》、《1950年-1995年石家庄铁道学院志》、 1992年至今的学校《年鉴》等。内容涉及机构编制、教学管理、专业建设、课程设置、实践教学、教材建设、图书馆状况、科研政策、科研项目与经费、科研成 果与科技活动、学科建设、实验室建设、学生管理、招生就业、师资状况、行政管理、财务状况、后勤管理、党的工作、工会工作、团的工作等方面。
附：档案借阅须知
一、在校人员借阅档案时需出示个人证件。
二、校外单位和个人借阅档案，需出示单位介绍信和证件。 并按相关文件规定核收档案查询费。
三、借阅涉及保密内容者，需经档案形成单位负责人批准，档案员方可提供借阅服务。如校党委会议记录、常委会议记录、校长办公会议记录、试卷、会计账簿和凭证。科研成果档案需经项目负责人同意。学校重要档案如：土地证、房产证需经校领导批准。
四、档案原件原则上不外借，档案馆为档案利用者提供了阅览室和复印业务。确需外借者，应按规定办理借阅手续，外借期间应确保档案的完整与安全。不得对档案拆散、抽换、勾画、损坏、丢失、转接他人。如发生上述现象，档案人员应及时报告，按法规做出处理。
五、档案原件外借时限为一个月，仍需继续留用时，需重新办理借阅手续。对逾期不还并不办理续借手续者，档案人员将停止其借阅，并追缴回档案。