石家庄铁道大学实物档案管理办法（修订）
第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制定实物档案管理办法。
第二条 实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、题词、赠画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。
第三条 实物档案是各类档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
第四条 由档案馆（校史办公室）负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。
第五条 归档范围和保管期限。
1.奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
2.印信实物档案。机构变更或撤消、合并及领导卸任后失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
3.省部级以上领导、著名校友、社会名人、校领导为学校的题词、作画。
4.学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等以及个人捐赠的对学校有影响的物品。
5.本校与国内外校际交往中收受的礼品。
6.实物档案的保管期限原则上应永久保存。
第六条 归档要求。
1.奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
2.印章归档时应附印模一式两份。
3.字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。
4.档案馆应为上交、捐赠实物档案单位和个人提供便利套件。并向捐赠档案的单位和个人颁发荣证书。
第七条 归档时间和移交手续。
1.奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。
2.移交前，立卷部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。
第八条 保管与利用。
1.实物档案档号按“年度号+实物档案分类号”依次编号，能上架的实物档案以自上而下，从左到右的排架方式摆放，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘和防污染等工作。
2.实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。
第九条 本办法由石家庄铁道大学档案馆负责解释。
第十条 本管理办法自公布之日起实行，2010年制定的实物档案管理办法作废。